 1994年，故宫博物院调用精兵强将，清点原藏于清史馆的28万件陶瓷文物。仅抄写、核对前后用了六年的时间，这意味着，如果将故宫博物院的近百万件文物全部清点一遍，需要花费二十多年的时间。
数量多是故宫博物院文物的特点，另外文物的种类也多。绘画、书法、铭刻、玺印、陶瓷、雕塑、织绣、家俱、钟表、珐琅、漆器、玉器、金银器、青铜器、葫芦器、玻璃器皿、竹、木、牙、角、文房四宝等共有几十个门类。
为了管理好这些文物，自1925年建院以来，文物管理部门的工作人员给每一件文物都建立了卡片，同时还建立了适应不同编目要求的文物帐本，就象我们的户口本，然后管理人员把文物对号入座放在相应的库房中。
但是博物院的文物不能总是在库房里睡觉，因为博物馆的功能除了搜集、保存文物外，更重要的功能是传播历史和科学文化知识，达到教育、研究和欣赏的目的，所以博物院的文物要频繁出展，有的还要走出国门对外交流。另外有些文物还要修复或调出研究、拍照。
从这张统计表就可看出文物的流动量一个季度竟达上万次，传统的文物管理方法根本无法实时掌握文物流动的信息，只能事后统计。
要想查找一件文物，必须翻总帐、翻分类帐，找出文物卡片，再查相应的库房帐本、卡片，才能确定文物收藏的准确方位或去向，极为繁琐。文物管理部门的梁金生副主任回忆说：“九六年，有一次查我们院藏朝珠有多少，种类是多少，都是什么质地的，当时为了要这个数字，有好几个人忙活了有两个多礼拜，翻帐页、划正字，最后才统计出来每个类、每个项有多少，总共有多少”。
“数字故宫”计划实施以后，故宫博物院与中国科学院中科软件集团合作，共同开发了一套适应博物院自身管理特点的文物管理数据库。现在要再统计朝珠的数据，只要管理人员输入相应的检索文字，所有朝珠的相关信息瞬间展现在屏幕上，一目了然。
文物信息是博物馆的主体信息，也是博物馆的较为重要的信息。文物的数字管理，最大优势是能够对文物实施实时的动态管理，也就是说，百万件文物，它们正在陈列的多少件，借出的多少件，其中某一件的现状怎样都了如指掌。另外，文物的户口除了有详细的文字介绍外，还都配有相应的图片，这样管理人员就可以很方便地确定卡片上写的“青花梅竹梅瓶”，是哪种“青花”了。
百万件文物各自有了自己的电子“身份证”，这为文物的科学管理和文物的合理利用提供了切实方便的技术手段。
|
